På mitt jobb är vi numera tre stycken som ska göra samma sysslor. Sysslorna innebär bland annat att vi ska göra och uppdatera scheman, anmäla när personalen är från- och närvarande och beställa material. Det mesta har olika system som vi kan använda för att alla ska ha samma information.
Men när det gäller vårt arbete med scheman så måste vi maila senaste versionen till de andra två administratörerna för att även de ska ha rätt version. För annars finns allt endast under vår respektive användare som är lösenordsskyddad. Skulle man missa att maila över schemat så går det för de andra att gå in i olika register och uppdatera schemat själv. Men det innebär extra tid som tas i anspråk och ett onödigt dubbelarbete.
Att vi sitter och gör såhär slog mig först igår när en kollega satt och uppdaterade ett schema och jag satt med ett annat. Det blir ett väldigt mailande fram och tillbaka.
Och just detta med hur man effektiviserar och gör så att man slipper dubbelarbeten är något som jag blivit väldigt intresserad av på senare tid. Det är inte bara när det gäller vårt förfarande med scheman som jag reagerat på utan en så enkel sak som att kopiera och klistra in saker i olika dokument gör att man sparar tid.